1. AMAÇ VE KAPSAM
Bu politikanın amacı, Batı Nakliyat ve Ticaret A.Ş (BATI) çalışanların görevlerini yerine getirirken ve BATI adına temsil misyonu ile hareket ederken, uymaları gereken taahhütleri belirlenmek, şirket temek değerleri ile bütünleşik etik değerleri ve bunlara uygun davranış göstergelerini tanımlamaktır. Politika BATI bünyesindeki tüm işyerlerinde görev yapmakta olan çalışanları kapsar.
Şirket çalışanları, görevlerini yerine getirirken etik değerlere uymakla yükümlüdür. İş prosedürleri, talimatlar, kanun ve düzenlemelerin, her türlü tutum ve davranışlarımız ile ilgili yön gösterici olamayabileceğinin bilinci ile şirket değerlerimiz üzerine kurulmuş olan iş etiği kurallarımız oluşturulmuştur. Bu prosedürde belirtilmeyen durum ve davranışlar, yine bu mantık ve paralelde düşünülerek yorumlanmalı ve uygun etik davranışlar sergilenmelidir.
2. ETİK DEĞERLER VE ÇALIŞMA İLKELERİMİZ
2.1. Yasalara Uygunluk
Şirket yönetimi ve çalışanlarımız tüm faaliyetlerinde yasal düzenlemelere uygun hareket eder. Çalışanlarımızın, görevleri gereği düzenledikleri resmi evrak üzerinde tahribat yapmaları gibi bir durum kesinlikle kabul edilemez.
2.2. Dürüstlük
Tüm iş, işleyiş, süreç ve ilişkilerimizde doğruluk ve dürüstlük öncelikli değerlerimizdendir. Devlet, müşterilerimiz çalışanlarımız ve diğer tüm paydaşlarımızla ilişkilerimizde doğruluk ve dürüstlüğü esas alır, güvenilir bir imaj yaratma önem ve önceliği ile hareket ederiz.
2.3. Çevreye Saygı
Faaliyetlerimizle çevreye zarar vermemek, çevreyi korumak, çevre sorunlarına duyarlılık göstermek şirketlerimiz ve çalışanlarımızın temel duruşudur. Çevre dostu faaliyetleri ve iş birliklerini olanaklarımız doğrultusunda destekleriz.
2.4. Ayrımcılık ve Ötekileştirme
Şirketimiz fırsat eşitliğine saygı duyar. Çalışan adaylarımız ve tüm çalışanlarımız; cinsiyet, memleket, milliyet, mezhep, yaş, ırk, renk, din, dil, cinsel eğilim veya engellilik nedeni ile herhangi bir ayrımcılığa, ötekileştirmeye veya tacize maruz bırakılmaz.
2.5. Şirket Kaynaklarının Doğru Kullanılması
İnsan, para, bina, araç, gereç, zaman vb. her türlü şirket kaynağının düzgün, düzenli ve doğru kullanımı esas olup, suiistimali kabul edilemez. Çalışanlarımız sahip olduğumuz şirket varlıklarını özenle korumalı ve verimli bir şekilde kullanmalıdır. Tüm kaynak kullanımlarında şirket çıkarları dikkate alınır. Şirket varlıkları ve olanakları özel çıkarlar için kullanılamaz.
Zaman önemli şirket kaynaklarından olup, iş saatleri içinde verimli ve üretken bir şekilde kullanılması esastır. Çalışanlar, iş saatleri içinde özel işlerine zaman ayırmamalı, mesaisini görev ve sorumluluklarını yerine getirmek için kullanmalıdır. Çalışma saatleri içinde özel ziyaretçi kabul edilmemesi esastır. Zorunlu durumlarda görüşmelerin ziyaret konusu ile bağlantılı olarak ve iş akışını engellemeyecek şekilde makul bir sürede tamamlamaları gerekmektedir. Yöneticiler çalışanları şahsi işleri için görevlendiremez.
2.6. Basın ve Medya İlişkilerinin Yürütümü
Şirket ve faaliyetleri hakkında, üst yönetim tarafından belirlenen basın sözcüsü yazılı veya sözlü beyanda bulunmaya yetkilidir. Finansal ve tüm hassas bilgiler sadece sözcü vasıtası aktarılır. Herhangi bir basın/yayın kuruluşuna demeç vermek, röportaj vermek, seminer-konferans vb. yerlere konuşmacı olarak katılmak BATI Yönetim Kurulu’nun önceden yazılı onayına bağlıdır. Bu faaliyetlerden hiçbir şekilde kişisel kazanç elde edilemez. İnternet üzerinde erişilebilir kanallarda, sosyal medyada, yazılı ve sözlü basında ve diğer halka açık tüm mecralarda aşağıda belirtilen hususlar doğrultusunda hareket edilir:
· Şirket ticari unvanı ve bilgileri doğru bir şekilde yazılmalıdır.
· Gerçekle ilgilisi olmayan bilgiler verilmemelidir.
· Gerek şirketimiz gerek müşterilerimiz, tedarikçilerimiz ve rakiplerimiz ile ilgili yanlış, hatalı, asılsız, yanıltıcı, karalayıcı, zarar verici vb. bilgilendirmelerde bulunulamaz, yorum yapılamaz, üçüncü gerçek ya da tüzel kişilerle tartışmaya girilemez.
2.7. Gizlilik ve Ticari Sırların Saklanması
Çalışanlarımız görevlerini yürüttükleri sırada, şirket ya da iş ilişkisi içinde bulunulan 3. şahıslara ilişkin öğrenmiş oldukları gizlilik içeren ya da açıklanmasında sakınca bulunan bilgileri, ticari sırları hiçbir ortamda ve şekilde açıklayamaz. Bu tür bilgilerin saklanmasına yüksek düzeyde önem ve özen gösterir.
Çalışanın iş sözleşmesi ve 3. Şahıslarla yapılan gizlilik sözleşmeleri kapsamında belirtilen konulara uygun davranmakla yükümlüdür. Bu tür gizlilik gerektiren bilgilerin sadece şirket amaçları doğrultusunda kullanması ve sadece belirlenen yetkiler dahilinde ilgili kişiler ile paylaşması esastır. Bu bilgiler ile herhangi bir ticari kazanım elde etmek kesinlikle kabul edilemez.
Çalışanlarımızın şirketimizden ayrılırken de görevleri nedeniyle haiz olduğumuz gizli bilgi ve belgeler ile proje, yönetmelik vb. çalışmaları dışarı çıkarması kabul edilemez.
Çalışanlar, yok edilmesi gereken gizli belgelerin tekrar okunabilir hale getirilemeyecek şekilde imha edilmesini sağlamalıdır.
Şirkete veya müşterilerine zarar verebilecek bilgileri içeren konular, müşterilerin veya diğer 3.şahısların bulunduğu alanlarda konuşulmaz.
Şirkete ait bilgiler (prosedür, talimat, form vb. tüm dokümanlar) ve iç yazışmalar şirket dışı kişiler ile paylaşılamaz, şirket dışına çıkartılamaz veya elektronik ortamda aktarılamaz. Yukarıda belirtilen türde bilgileri vermeyi gerektirecek durumlar olası halinde üst yönetim görüşü alınarak ona uygun hareket edilir.
2.8. Rekabet
Şirketlerimiz ve çalışanlarımız rakiplerimiz ile rekabet ederken yasalara uygun, dürüst ve etik davranmaya hassasiyet gösterir. Bu konuda şirketimizi zor duruma sokacak, imajını zedeleyecek davranışlarda bulunmaz.
2.9. Çıkar Çatışmasından Kaçınma, Hediye
Çıkar çatışması, bir kişi ya da kurumun statüsünü, amacı ve misyonu dışında uygunsuz bir şekilde kullanmak suretiyle kişisel ya da kurumsal menfaatler elde etme potansiyelini gösteren durumdur.
BATI olarak faaliyetlerimizde çıkar çatışması yaratabilecek durumlardan uzak durma yönünde davranış sergileriz. Tüm çalışanlarımızın, adalet, objektiflik ve profesyonelliğe dayalı yüksek iş ahlakı/etiği standartlarına bağlı olmaları ve şirket adına 3. kişilerle iş yaparken çıkar çatışmalarından uzak durmaları beklenmektedir. Şirket çalışanlarının, konumlarını kötüye kullanarak kendileri veya başkaları için çıkar-kazanç elde etmeleri kabul edilemez.
Batı çalışanları, 3. Kişi ve kuruluşlarla olan ilişkilerinde tarafsızlığına ve kararlarına etki edebilecek hediye ve menfaat kabul etme ve verme girişimlerinde bulunmayacaktır. Sadece sembolik/makul bir maddi değeri olan, açıklanabilir, ajanda, kalem, takvim vb. ürünler açısından bir sakınca bulunmamaktadır.
Batı çalışanının ve ailesinin ya da bir yakınının, çalışanın şirket içerisindeki pozisyonundan faydalanarak şahsi menfaat sağlaması, sahip olduğu gizli bilgilerden fayda sağlayabilecek kişi ya da organizasyonlarla ilişki içine girmesi yasaktır. Çalışanlarımız, görevleri esnasında şirket yararını korumaya azami özen göstermeli, kendilerine veya yakınlarına çıkar sağlama anlamına gelebilecek her türlü eylem ve davranıştan kaçınmalıdır.
Bir çalışanımızın şirketteki görevinden ayrıldıktan sonra, şirket kurarak veya başka bir şirkete ortak/çalışanı olarak şirketimizle iş yapmak istenmesi durumunda, onunla temasta olacak mevcut çalışanımız, iş yapma sürecinin öncesinde veya sonrasında şirketimizin menfaatlerine dikkat ederek hareket etmeli ve muhtemel çıkar çatışmalarına izin vermeyecek şekilde davranmalıdır. Bu tür bir durumda, herhangi bir iş ilişkisi kurulmadan önce Genel Müdür onayı alınmalıdır.
Şirketimizle iş ilişkisi içinde olan veya olma potansiyeline sahip müşteri, tedarikçi vb. kişi ve kurumların eğitim, kutlama, konferans, tanıtım gibi genel katılıma açık etkinliklerinde şirket temsil edilebilir. Karar alma süreçlerinde etkili olabilecek veya o şekilde algılanabilecek etkinlik (sportif, kültürel veya sosyal nitelikli) davetlerine katılımın kabulü, doğrudan iş ile ilgili olmaları, müşteri veya tedarikçinin olağan işi gereği diğer paydaşlarına da aynı davette bulunuyor olması koşulu ile mümkündür. Ağırlamalarda ise abartıdan uzak münasip bir çerçevede hareket edilir.
2.10. Anti Rüşvet – Yolsuzluk İlkesi- Kara Para Aklama
Şirketimiz, çalışanlarını rüşvet teklif etmek, vermek, kabul etmek veya almaktan meneden bir politikaya sahiptir. Yolsuzluk kesinlikle kabul edilemez. Çalışanlarımız, işi gereği ilişkide olduğu kişi, kurum ve kuruluşlardan ve sadece belirlenmiş kapsamda hediye alır/verir. Kara para aklama, bir suç gelirinin kaynağını gizlemeye yönelik, resmi makamlar nezdinde çok ciddi suç teşkil eden ve başka suçların işlenmesine neden olan bir harekettir. Şirketin veya çalışanlarının bu tür bir işleme iştirak etmesi ya da bunu kolaylaştırması kesinlikle yasaktır.
2.11. Tarafsızlık
Şirketimiz, mevcut veya kurulacak tüm siyasi parti ve faaliyetlerine eşit mesafe uzaklıktadır. Hiçbirine yardımda bulunmaz ve politik çalışmalarında yer almaz. Faaliyetlerini gerçekleştirirken, kamu kurum ve kuruluşu, idari oluşum, sivil toplum örgütü ve siyasi partilerden herhangi bir menfaat beklentisi olmaksızın sorumluluk bilinci ile yükümlülüklerini yerine getirir.
2.12. Taciz ve Suiistimal
Tacizi, kişiyi küçük düşürücü, kırıcı ve ezici davranışlara sürekli ve bıktırıcı bir şekilde maruz kalmak olarak tanımlayabiliriz. Şirketimiz yaşamın her alanında ve iş süreçlerinde fiziksel, cinsel ve psikolojik taciz ile suiistimale kesinlikle karşıdır. Çalışanlara nezaket, saygı ve haysiyetle davranılır, kötü niyetli ve saldırgan bir çalışma ortamı yaratan davranışlarına yer verilmez ve bu tür davranışlar gösterme eğiliminde olanlara tolerans gösterilmez.
2.13. Müşterilerimiz, Çalışanlarımız ve Tedarikçi/İş Ortaklarımıza Yönelik Duruşumuz
BATI, iş ekosistemi içinde yer alan taraflara karşı sorumluluklarının bilinci ile bir duruş dergiler ve faaliyetlerini buna paralel yürütür.
a. Müşterilerimize Yönelik Duruşumuz
b. Çalışanlarımıza Yönelik Duruşumuz
c. Tedarikçi/İş Ortaklarımıza Yönelik Duruşumuz
3. İŞLEYİŞ VE UYGULAMA
3.1. Bildirim Yapma
Çalışanlarımız, müşteri, tedarikçi ve iş ortaklarımız yazılı veya sözlü olarak iş bu prosedürde detayı belirtilen konularda ve aşağıda belirtilen iletişim kanalları aracılığıyla dilerlerse kimlik belirtmeden tespit veya şüphelerine ilişkin 5 iş günü içinde bildirimde bulunabilir. Yapılan tüm bildirimler gizlilik içerisinde değerlendirilecektir.
Etik Kurul’a hitaben yapılacak bildirimler için iletişim kanalları;
E-posta : etik@batigroup.com.tr
Tel : +90 212 293 24 00 - Dahili 106
Adres : Büyükdere Cad. Akabe Ticaret Merkezi No: 78-80 Kat: 2/202 Gayrettepe 34394 İstanbul
3.2. Etik Kanallar Üzerinden Bildirim Yapılabilecek Başlıca Konular
Çalışanlarımızın veya 3. Şahısların (müşteri, tedarikçi vb.) etik kanallardan bildirimde bulunabileceği suiistimal içerikli başlıca konular aşağıdaki sıralanmıştır.
Sadece 2. Madde kapsamında belirtilen ve yukarıda örnekleri verilen konuların suiistimali bildirimleri yapılabilecek olup; bunun dışındaki memnuniyetsizlik içeren şikâyet, öneri, itiraz vb. talepleri bu kapsamda değerlendirmeye alınmayacaktır.
3.3. Bildirimin Değerlendirilmesi
Şirket içinden veya dışından yapılan bildirimler, şirketimizin Etik Kurulu tarafından değerlendirmeye alınır. Konunun tutarlılığı, bilginin önemi değerlendirilir, detaylı inceleme ve soruşturma yapılır, gerekli önlemlerin ve aksiyonların alınması hususlarında nihai karar verilir. Verilecek karara istinaden, gerekli görülür ise ilgilileri hakkında Disiplin Prosedürü ’ne göre işlem yapılır.
Tüm bildirimler kayıt altına alınır, titizlikle değerlendirilir. Etik Kurul, araştırmaya yönelik gördüğü gerek üzerine her departmandan bilgi ve veri isteyebilir. Elde ettiği sonuçları Genel Müdür ve Yönetim Kurulu’na düzenli olarak raporlar. Etik Kurul, sonuçların takibi, üst yönetimin ve icra birimlerinin almış olduğu önlemler ve alınan aksiyonlar ile ilgili izleme yapma yetki ve sorumluluğuna sahiptir.
3.4. Etik Kurul
Etik Kurul, Etik Değerler Politikası kapsamında etik kuralların ihlal edildiğine dair şikâyet ve bildirimleri soruşturmak ve çözümlemek ile sorumludur ve Yönetim Kurulu’na bağlı olarak çalışır.
Etik Kurul aşağıdaki pozisyonlardaki kişilerden oluşur:
Başkan - İnsan Kaynakları ve Kalite Sistemleri Direktörü
Üye - Mali İşler Direktörü
Üye - İç Denetim ve Risk Yönetim Müdürü
Etik Kurul Çalışma İlkeleri: